Är e-posten den nya chefen på jobbet? Då kan det vara läge att du som chef tar tillbaka kontrollen. Med enkla rutiner går det att undvika e-poststress.

E-post är ett av våra vanligaste kommunikationsmedel. Men vårt flitiga mejlande kan orsaka både stress och missförstånd.

- Problemet är inte tekniken i sig utan vårt sätt att använda den, säger forskaren Eva Sjöqvist, som forskat kring e-postens nackdelar som arbetsredskap.

Mejlström stressar

Många mejl  med för mycket eller onödig information orsakar störst stress. Likaså förväntningar på att vi ska svara snabbt, vara tillgängliga dygnet runt.

- Mejlstress gör att man upplever att man inte hinner utveckla sina tankar färdigt. Det är varken bra för individen eller arbetet. På det viset blir e-posten även ett hot mot effektiviteten, säger Eva Sjöqvist.

Enkelt bota mejlstress

Med enkla metoder går det att komma tillrätta med en del av problemen. Bäst är att välja ut vad vi ska mejla, istället för att skicka all möjlig information utan att reflektera över om det är det bästa sättet att nå ut i organisationen.

Ibland är det bättre att lyfta luren istället. Du får snabbare feedback. Mejl kan lätt missförstås eftersom vi uttrycker oss kortfattat och enkelt, ibland slarvigt.

- Vi kan bli förvirrade utan ansiktsuttryck och röst som ledtrådar och kan läsa in innebörder i meddelandet som kanske inte finns där, säger Eva Sjöqvist.

Ha en gemensam e-policy

Hon rekommenderar en genomtänkt policy för att minska de negativa effekterna av e-post.

- Det anses trivialt, men vi får vidareutbildning i andra arbetsverktyg! De flesta organisationer har ett utbildningsbehov och det skulle kunna leda till minskad stress.

Margaretha Eldh