Gavlegårdarna har följt den hetaste trenden med aktivitetsbaserat kontor - och efter två år vet man. Det har slagit väl ut.

I samband med flytten av kontoret 2015 togs beslutet att de nya lokalerna för Gavlegårdarnas 190 medarbetare i Erikssons gamla industrilokaler utanför citykärnan i Gävle skulle utformas som ett aktivitetsbaserat kontor för att leva upp till företagets flexibilitetsbehov.

- Våra gamla lokaler var uttjänta och de nya lokalerna anpassades efter våra behov. Visionen var ”känn dig hemma” och vi ville ha en ökad samverkan mellan enheterna för kundens bästa. Målet var att hitta varandra och den information vi behövde på ett enklare sätt, säger Kristina Kratz, HR-chef, Gavlegårdarna.

Medarbetare delaktiga

Hela processen tog två år. Tiden användes till planering och att förankra beslutet hos de anställda.

- Av våra 190 medarbetare var omkring 50 delaktiga i någon i de 12 projektgrupper som startades. Det gällde allt, från nyckelhantering och IT till verkstad och personalgym. Vi hade också två medarbetardagar då all personal fick jobba med förväntningar och farhågor, och vår definition av aktivitetsbaserat arbetssätt, säger Kristina Kratz.

Flyttlåda för förslag

Alla medarbetare fick möjlighet att åka på studiebesök till företag med aktivitetsbaserade kontor. Det var viktigt att man fick se och känna in miljön.

- Månaderna efter flytten hade vi också en ”flyttlåda” där medarbetarna per mejlkunde lämna synpunkter och förbättringsförslag. Många frågor kommer till närmaste chef och trygga chefer ger trygga medarbetare, säger Kristina Kratz.

3 zoner

Kontoret är uppdelad i tre zoner. Den kundnära ytan, som är anpassad till aktivitet med lite högre ljudnivå och med nära anslutning till reception, ett vanligt öppet kontorslandskap och en lugnare avdelning med glasväggar och lägre ljudnivå och där det råder mobilförbud. Det finns även tillgång till 7-8 enskilda rum som kan bokas för en halv arbetsdag och mötesrum som rymmer upp till 40 personer.

- Man kommer till ett rent skrivbord varje dag och väljer var man vill sitta och arbeta. Allt jag har med mig är en toolbox, liten svart låda med det jag behöver. Arbetsuppgifterna styr var jag väljer att sitta och arbeta och vem jag samarbetar med, säger Ulrica Johansson är verksamhetscontroller.

Förändrat arbetssätt

Hon saknar inte sitt gamla rum och eget skrivbord. Den digitala kontorsmiljön har förändrat arbetssättet från grunden.

- Det fungerar väldigt bra och kontoret är så snyggt att det är en fröjd att arbeta. Jag lär känna fler än de tio jag jobbar med och kan namnen på alla. Avdelningarna är inte längre isolerade enhet utan vi jobbar alla tillsammans, säger Ulrica Johansson.

Möjlighet till tvärkompetens

Lokalerna uppmuntrar till tvärkompetens och samarbete. Fredrik Hellberg, samordnare på Kundcentrum, uppskattar det nya sättet att arbeta.

- För mig personligen fungerar aktivitetsbaserat kontor jättebra. Jag träffar fler kollegor och erfarenhetsutbudet är större. Jag slipper boka möten för allt och kan överhöra och arbeta förebyggande med eventuella problem, det behöver inte bli så stora gruskorn, säger Fredrik Hellberg.

Saker löser sig efter hand

För att ett förändringsarbete ska lyckas krävs att alla involveras. Fredrik Hellberg arbetade som facklig företrädare under flytten och menar att öppenhet och delaktighet är viktigt.

- Ett gediget förarbete där man involverar alla förebygger osäkerhet och otrygghet och man undviker missförstånd. Det intressanta är att det löst sig med tiden och över förväntan.

Ta del av kollegers vardag

Det bästa är, menar Fredrik Hellberg, möjligheten att träffa alla kollegor och ta del av deras miljö och vardag.

- Många är ute och arbetar under dagarna, bovärdar, målare, fastighetsskötare och jag får höra om deras verksamhet.

Buller kan störa

En nackdel kan vara att miljön till viss del kan upplevas som bullrig.

- Det har vi löst med ljudisolerande material, så som plattor i taket. Att arbeta med cleandesk är ett förhållningssätt som man lär sig med tiden. För mig överväger fördelarna.

Nytt sätt att leda

Ett aktivitetsbaserat kontor innebär även ett förändrat ledarskap.

- Som ledare har jag inte mina medarbetare samlade i en korridor utan de finns spridda i hela kontoret. Några sitter i öppen yta, andra i den lugna zonen och några i enskilda rum. Det här var svårt att föreställa sig hur det skulle bli och det har cheferna istället jobbat med efter flytten, säger Kristina Kratz.

Margaretha Eldh