Vad är kvittning av lön?
Kvittning
Kvittning är när en arbetsgivare vill att en arbetstagare ska betala en skuld genom löneavdrag. En vanlig form är när arbetsgivare och arbetstagare skriver ett så kallat kvittningsavtal om att arbetstagaren lånar pengar av arbetsgivaren, kanske för ett bilköp, och att skulden ska betalas genom löneavdrag. Kvittning kan också bli aktuell om en arbetstagare gör sig skyldig till brott mot anställningsavtalet och därigenom blir skyldig att betala skadestånd till arbetsgivaren. Det vanligaste fallet här är när en arbetstagare lämnar sin anställning utan att iaktta sin uppsägningstid.
Accepterar arbetstagaren att betalningen sker genom löneavdrag kan skulden betalas på detta sätt. Kvittningslagen begränsar dock arbetsgivarens möjligheter att kvitta om arbetstagaren inte godkänner ett löneavdrag. Det innebär dock inte att arbetstagaren kan undandra sig betalningsansvar för sina skulder. Alla skulder ska betalas och kan det inte ske via kvittning på lön får arbetsgivaren försöka driva in skulden på vanligt sätt och i sista hand vända sig till kronofogden för rättsliga åtgärder.
Löneberäkning
Det är inte kvittning när en arbetsgivare genom olika tillägg och avdrag räknar ut en arbetstagares månadslön.
I regel utbetalas lönen i slutet av varje kalendermånad som en form av förskott, eftersom arbetsgivaren då inte vet om arbetstagaren faktiskt arbetar hela månaden. Om arbetstagaren har varit frånvarande under månaden måste därför avdrag göras vid ett senare tillfälle, ofta med en hel månads förskjutning. Att använda en lönavräkningsperiod som är annorlunda än löneberäkningsperioden är enbart ett sätt att räkna ut lönen och inte kvittning. Ett exempel på detta är när en arbetstagare får hela sin månadslön den 25:e april medan avdraget för frånvaro i april görs på lönen som utbetalas 25:e maj.
Det är däremot kvittning om en arbetsgivare vill göra avdrag på lönen för att reglera en skuld som uppkommit vid ett tidigare tillfälle. I exemplet ovan uppstår kvittning om arbetsgivaren glömmer att göra avdraget i maj och i stället vill göra det i juni.
Arbetsdomstolen 1977 nr 27
….Om en arbetsgivare gör korrigering för preliminärt utbetald lön i nära tidssamband med den preliminära löneutbetalning som korrigeringen avser kan korrigeringen normalt antas vara föga betungande för arbetstagaren. Situationen är ju då den att han nyligen erhållit högre lönebelopp än han egentligen haft anledning att vänta sig. Situationen blir en annan om längre tid går mellan den preliminära löneutbetalningen och lönekorrigeringen. Arbetstagaren har då normalt konsumerat den för mycket utbetalda lönen och kan mycket väl vara i den situationen att han inte har några reserver att ta till som kan hjälpa honom att klara de svårigheter som uppstår när arbetsgivaren genomför lönekorrigeringen. Behovet av skydd i form av beneficium blir med andra ord större ju längre tiden går. Görs korrigeringen som i detta fall mer än ett år efter det att den preliminära löneutbetalningen skedde är det uppenbart att arbetstagaren kan försättas i stora svårigheter….
I rättsfallet AD 1996 nr 70 hade det förflutit fyra till fem månader mellan den preliminära löneutbetalningen och den löneutbetalning då avdraget genomfördes. Domstolen bedömde att den tidrymden inte var så lång att en korrigering av den preliminära lönen under alla förhållanden varit utesluten. Omständigheterna i det enskilda fallet ska enligt domstolen vara avgörande för hur länge arbetsgivaren kan dröja med löneavdraget och ändå kunna genomföra avdraget såsom lönekorrigeringen och att särskild vikt bör fästas vid om arbetstagaren har uppfattat att den preliminära lönen ännu inte är slutligt reglerad. Ett klargörande besked till arbetstagaren att avdrag kommer att ske senare, med angivande av avdragsbeloppets storlek bör ha betydelse. Även arbetsgivarens skäl att lönekorrigeringen har dröjt kan vägas in vid prövningen. Arbetsdomstolen framhöll att orsaken till att avdragen i det aktuella fallet hade dröjt var att det rådde tvist om deras storlek. Arbetsgivaren hade hållit arbetstagarna underrättade om att löneavdrag skulle komma att ske samt inväntat eventuella synpunkter och möjlighet att nå enighet i frågan. Avdragen bedömdes som korrigering av preliminär lön.
Rullande sjukavdrag
När en arbetstagare är sjuk görs oftast sjukavdraget påföljande månad. Om vi antar att exemplet i föregående avsnitt var början på en längre sjukskrivningsperiod så var arbetstagaren frånvarande i april men fick likväl lön för hela månaden den 25 april. Den 25 maj betalas lön för maj och samtidigt görs avdrag för frånvaron i april. Den 25 juni betalas lön för juni och avdrag görs för frånvaron i maj. På detta sätt kan ett löneavdrag rulla i flera år. När arbetstagaren sedan börjar arbeta kommer första månaden då han arbetar att få ett sjukavdrag som motsvarar sista sjukmånaden. Har det gått en lång tid från första sjukmånaden säger arbetsdomstolen i sin dom 1977 nr. 101 att ett sådant avdrag också kan vara att jämställa med kvittning.
Arbetsdomstolen 1977 nr 101
… Enligt arbetsdomstolens mening kan visserligen inte bestridas att med den uppläggning som kommunens lönesystem har det samordningsavdrag som skedde i april 1976 formellt avsåg preliminär lön som Larsson påfördes så sent som i mars samma år. Det avgörande är emellertid att löneredovisningen under den aktuella perioden ur Larssons synvinkel rent faktiskt innebar att löneavdrag gjordes i april 1976 avseende en överkompensation som skedde så tidigt som i juli året innan. Sett med utgångspunkt från kvittningslagen såsom en på sociala skäl grundad löneskyddslag finns det ingen anledning att göra någon principiell skillnad på det föreliggande fallet och den situation som förelåg till bedömande i det tidigare målet.
Arbetsdomstolen anser med hänvisning till det anförda att samma principiella synsätt bör tillämpas i detta fall. Kommunens åtgärd att göra avdrag från Larssons semesterersättning i april 1976 måste med hänsyn till den tid som hade förflutit sedan löneutbetalningen i juli 1975 då överkompensationen uppstod anses utgöra kvittning som omfattas av kvittningslagen…
Hur länge kan då en arbetsgivare ”rulla” sjukavdrag? Något entydigt svar finns inte i AD:s praxis. En uppskattning är dock att arbetsgivaren inte bör låta någons sjukavdrag rulla i mer än i högst tre månader. Om en arbetstagare varit frånvarande i tre hela månader bör arbetsgivaren därefter, under den fjärde månaden, ”föra fram” sjukavdragen så att de avser samma månad som lönen. Den skuld som då uppstår är arbetstagaren skylig att betala. Arbetsgivaren bör träffa en överenskommelse om att arbetstagaren att betala genom frivillig kvittning, genom avdrag på kommande löner, semesterlön, retroaktiv lön eller annat.
För mycket utbetald lön
Om en arbetstagare får för mycket lön är huvudregeln att han eller hon är skyldig att betala tillbaka det han eller hon fått för mycket. Arbetsgivaren kan dock inte kvitta för mycket utbetald lön om arbetstagaren bestrider det. Det innebär inte att arbetstagaren inte är skyldig att betala tillbaka det han eller hon fått för mycket utan att indrivning av skulden får ske på annat sätt än genom kvittning.
En begränsning i rätten att kräva tillbaka lönen har utvecklats i rättspraxis. Om arbetstagaren fått för mycket i lön i ”god tro” och hunnit konsumera lönen är det inte möjligt att driva in skulden. Med god tro menas att arbetstagaren varken insett eller bort inse att betalningen var felaktig. Märk här att ”god tro” innebär ganska stränga krav på arbetstagaren. Är lönebeskedet är tydligt och det rör sig om mer än obetydliga belopp anses arbetstagaren skyldig att betala tillbaka.
Rådet när arbetsgivaren upptäcker ett fel i löneutbetalningen är att snarast underrätta arbetstagaren om felet för att han eller hon inte ska hinna konsumera lönen. I samband med underrättelsen bör arbetsgivaren, om möjligt, försöka träffa avtal om frivillig kvittning och i andra hand vända sig till kronofogden för indrivning.
